Conditions d'abonnement (CA) solution de gestion numérique RiQS
Préambule
La solution de gestion numérique RiQS est proposé par IFAK DATA AG en coopération avec Risk & Quality Systems AG en tant qu’extension payante du système de gestion de la qualité ISO 9001 QMS Pharma.
Les présentes CA régissent l’utilisation de la solution de gestion numérique RiQS ainsi que les relations contractuelles entre la pharmacie contractante et IFAK DATA dans le cadre de cette prestation supplémentaire.
1. Champ d’application
Les présentes CA s’appliquent exclusivement aux pharmacies qui ont souscrit le module supplémentaire RiQS pour ISO 9001 QMS Pharma via IFAK DATA. Sans contrat ISO 9001 QMS Pharma valide, l’utilisation de RiQS n’est pas possible.
2. Objet du contrat
2.1 En souscrivant un abonnement RiQS, la pharmacie contractante obtient l’accès à la plateforme RiQS avec un espace utilisateur personnalisé.
2.2 La plateforme est exploitée par Risk & Quality Systems AG.
2.3 Ce module complémentaire est un outil de gestion complet qui comprend notamment une gestion des utilisateurs, des modèles de documents QMS modifiables, des options pour la gestion des documents et des ressources, le reporting et la gestion des risques, ainsi que des fonctions pour les formations et les entraînements.
3. Accès et gestion des utilisateurs
3.1 Un accès utilisateur avec droits administratifs (Power-User) est créé pour chaque pharmacie. Le Power-User peut créer jusqu’à 12 comptes utilisateurs avec des rôles définis.
3.2 Des licences utilisateur supplémentaires peuvent être ajoutées moyennant des frais supplémentaires, par lots de deux.
3.3 Les données d’accès doivent être traitées de manière confidentielle. IFAK DATA décline toute responsabilité en cas d’utilisation abusive par des tiers non autorisés.
4. Prestations et obligations
4.1 Dès l’activation, la pharmacie a accès à tous les modèles et toutes les fonctions.
4.2 Les contenus peuvent être personnalisés, supprimés ou remplacés par la pharmacie. La pharmacie est seule responsable du respect des exigences légales et de l’exactitude technique.
4.3 Risk & Quality Systems AG veille à ce que le service web soit régulièrement mis à jour. Risk & Quality Systems AG décide de la planification et de la réalisation des extensions fonctionnelles.
4.4 Les développements de l’application entraînant des coûts supplémentaires sont annoncés à l’avance par écrit. Si l’adaptation entraîne un changement important, le client peut résilier le contrat dans un délai de 30 jours à la fin du mois et obtenir un remboursement au prorata des frais de licence.
5. Assistance technique
5.1 IFAK DATA offre une assistance pour les demandes générales et une première aide en cas de problèmes.
5.2 IFAK DATA peut accéder au compte avec l’autorisation expresse de la pharmacie afin d’analyser et de résoudre les dysfonctionnements.
5.3 Les coûts liés à la résolution de dysfonctionnements résultant de l’infrastructure technique spécifique au client ou de demandes spécifiques du client sont communiqués au préalable et facturés séparément.
6. Protection et sécurité des données
6.1 IFAK DATA et Risk & Quality Systems AG s’engagent à respecter les dispositions applicables en matière de protection des données (y compris la LPD/RGPD).
6.2 La pharmacie reste propriétaire de ses données et est responsable de l’exactitude et de la licéité des contenus enregistrés.
6.3 Risk & Quality Systems AG sauvegarde les données quotidiennement et est responsable de la sécurité des données.
7. Disponibilité
7.1 Risk & Quality Systems AG garantit une disponibilité du système de 99,5 %. Les fenêtres de maintenance prévues sont communiquées à l’avance et ne sont pas considérées comme des interruptions.
8. Durée et résiliation
8.1 L’abonnement est conclu pour un an (du 1er avril au 31 mars) et est automatiquement prolongé d’un an, sauf en cas de résiliation.
8.2 La résiliation est possible par écrit avec un préavis de trois mois pour la fin mars.
8.3 La résiliation de la licence ISO 9001 QMS Pharma entraîne automatiquement la résiliation du module supplémentaire RiQS.
8.3 À la fin du contrat, la pharmacie peut télécharger ses données dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, l’accès sera désactivé.
9. Frais et paiement
9.1 Les frais d’abonnement sont facturés lors de l’activation.
9.2 Les modifications de prix sont annoncées 90 jours à l’avance et entrent en vigueur pour les clients existants lors du prochain renouvellement de licence.
9.3 En cas de retard de paiement, l’accès peut être bloqué. Des frais de traitement peuvent être facturés pour le déblocage.
10. Modifications des CA
10.1 IFAK DATA peut modifier les conditions d’abonnement à tout moment. La version contraignante des conditions d’abonnement peut être consultée sur le portail qualité de l’ISO 9001 QMS Pharma.
11. Autres dispositions
11.1 En complément des présentes conditions d’abonnement, les conditions générales actuelles d’IFAK Data AG, disponibles sur le site web www.ifakdata.ch s’appliquent.
© IFAK DATA, août 2025 | Version 1.0